Facturen

In dit onderdeel laten we zien hoe je de facturatie-instellingen aanpast, zoals betalingstermijnen, e-mailverzending en de afzenderinstellingen. Je kunt zowel de basisinstellingen als de teksten in facturatie-e-mails volledig personaliseren.

Volg onderstaande stappen om je algemene facturatie-instellingen te beheren:

  1. Navigeer naar Instellingen → Facturen → Basisinstellingen
  2. Klik rechtsboven op de knop Bewerken.
  3. Vul het gewenste sjabloon in bij Code template voor het factuurnummer, of laat de standaardinstelling staan.
  4. Stel de betalingstermijn in (bijv. 14 dagen).
  5. Bepaal of een autorisatie vereist is voor het goedkeuren of annuleren van facturen.
    • Indien ingeschakeld, kun je optioneel instellen dat autorisatie niet nodig is bij bedragen onder een bepaald minimumbedrag.
  6. Voeg een standaard afzenderadres toe voor de facturatie-e-mails.
    • Je kunt optioneel ook een automatische CC toevoegen.
  7. Stel in of e-mails automatisch verzonden moeten worden:
    • Na goedkeuring van een factuur
    • Na het crediteren van een factuur
    • Let op: Als je deze instellingen op Nee laat staan, moet je facturen handmatig verzenden.
  8. Stel in of betalingsherinneringen automatisch verzonden moeten worden zodra de betalingstermijn is verstreken.
  9. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bewaren

Tekstinstellingen

Wil je je e-mails aanpassen aan jouw huisstijl of tone of voice? Volg dan deze stappen:

  1. Ga naar Instellingen → Facturen → Tekstinstellingen
  2. Selecteer bovenin het type e-mail dat je wilt aanpassen, bijvoorbeeld:
    • Eerste herinnering
    • Creditfactuur
  3. Klik op Bewerken naast E-mailtekst. Er opent een pop-upvenster.
  4. Bewerk hier per taal het onderwerp en de inhoud van de e-mail.
  5. Je kunt gebruikmaken van dynamische variabelen om automatisch factuur- of reserveringsgegevens toe te voegen (zie lijst hieronder).
  6. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Voettekst van de factuurmail aanpassen

  1. Klik op Bewerken naast Factuur voettekst
  2. Er verschijnt een pop-up waarin je per taal de voettekst van de e-mail kunt invullen
    • Let op: dynamische variabelen zijn hier niet toegestaan
  3. Klik op Opslaan

Beschikbare dynamische variabelen

Gebruik deze variabelen in je e-mailteksten om automatisch specifieke gegevens in te voegen.

Let op: gebruik altijd het juiste formaat met dubbele hekken (##).

VariabeleOmschrijving
##fullName##Voor- en achternaam van de contactpersoon
##locationName##Naam van de locatie
##invoiceNumber##Factuurnummer
##invoiceDate##Factuurdatum
##invoiceExpirationDate##Vervaldatum van de factuur
##invoiceTotalInclTax##Totaalbedrag inclusief btw
##reservationsOverview##Overzicht van gekoppelde reserveringen (alleen in de inhoud, niet in onderwerp)