Handleiding

Welkom bij de gebruikershandleiding van het Cyberdigma Hospitality Platform (CHP).
Deze handleiding is bedoeld om je te helpen bij het effectief opzetten en beheren van locaties binnen het platform.

Voordat we beginnen met het instellen, geven we eerst een kort overzicht van de gebruikersinterface en lichten we een aantal belangrijke functionaliteiten op de hoofdpagina toe.

Laten we beginnen!

Het Top-Menu

Bovenaan het scherm vind je het bovenste menu. Via dit menu kun je:

• Een nieuwe reservering aanmaken van elke pagina
• Navigeren naar het rooster
• Toegang krijgen tot je takenlijst
• Je pins bekijken (bijv. snelkoppelingen naar specifieke reserveringen if ruimtes)
• Je meldingen bekijken

Wanneer je op je profielfoto klikt, verschijnt er een menu waarin je je accountinstellingen kunt bekijken en kunt uitloggen.

Aan de linkerkant van het scherm vind je het navigatiemenu. Via dit menu kun je eenvoudig toegang krijgen tot de verschillende onderdelen van het CHP, zoals reserveringen, facturen en instellingen.

Taal Instellen

Het CHP ondersteunt momenteel twee talen: Engels en Nederlands.
Om tussen deze talen te wisselen, gebruik je de knop onderaan het navigatiemenu.

Het Locatie Beheer Dashboard

Het Locatiebeheer-dashboard (Home) is je alles-in-één dashboard voor gestroomlijnd locatiebeheer. Het geeft een visueel overzicht van belangrijke informatie over je locatie, zoals het aantal aanwezige check-ins, wisselmomenten, actieve concepten en binnenkomende opmerkingen. In dit dashboard zie je een overzicht van de data die relevant is voor de huidige dag. In deze stap lichten we deze functionaliteiten toe. To-do Manager

Alle functionaliteiten in het Locatie Beheer Dashboard

To-do Manager

In de To-do Manager houd je eenvoudig overzicht over je taken. Door erop te klikken kun je gemakkelijk filteren en bijhouden welke taken openstaan, verlopen zijn of voltooid zijn.

Offerte aanvraag

Krijg snel inzicht en controle over je aanvragen via het onderdeel Offerteaanvragen. Door erop te klikken kun je eenvoudig filteren op aanvragen die in behandeling zijn, gewijzigd, geannuleerd of geweigerd zijn. In de tabel hieronder vind je gedetailleerde informatie per aanvraag, zoals wie de boeker is, het aantal deelnemers en de boekingsdata.

Inkomende berichten: Reserveringen in afwachting van goedkeuring

Dit gedeelte van het dashboard toont de reserveringen die nog goedgekeurd moeten worden, zodat je deze eenvoudig kunt bekijken en opvolgen.

Aanwezige check-ins

In het dashboard zie je een snel overzicht van de check-ins van de huidige dag. Als je meer details nodig hebt, kun je op de grafiek klikken om te zien wie er op dit moment aanwezig is, wie al vertrokken is en wie nog verwacht wordt.

Wisselmomenten

Onder Wisselmomenten vind je een overzicht van ruimtes waar meerdere meetings op dezelfde dag zijn gepland. Je ziet ook op welke tijdstippen de wisselmomenten tussen die meetings plaatsvinden.

Bezettingsgraad

Dit onderdeel van het dashboard toont de bezettingsgraad en geeft een duidelijk overzicht van hoe de vergaderruimtes en werkplekken op dat moment worden benut.

Bezetting per uur

Dit onderdeel van het dashboard toont de bezetting per uur, en geeft je een gedetailleerd inzicht in het gebruik van werkplekken en vergaderruimtes gedurende de dag.

Binnenkomende berichten

Binnenkomende berichten tonen de meest recente berichten van klanten, zodat je op de hoogte blijft en snel kunt reageren op nieuwe communicatie.

Beoordelingsscores

Dit onderdeel van het dashboard toont beoordelingen, waardoor je eenvoudig toegang hebt tot de reviews van gebruikers.

Openingstijden

Dit onderdeel van het dashboard toont de openingstijden en biedt de mogelijkheid om de schema’s van vergaderruimtes en werkplekken eenvoudig te bekijken en aan te passen

Een reservering maken

In deze stap leggen we uit hoe je een reservering maakt. Er zijn verschillende manieren om te starten, maar we gebruiken de groene knop in het bovenste menu omdat deze vanaf elke pagina eenvoudig toegankelijk is. Daarnaast kan je ook een reservering aanmaken vanuit het rooster, meer instructies daarover vind je hier.

Volg deze stappen om een reservering aan te maken:

1. Klik op de groene knop Nieuwe reservering in de rechterbovenhoek van het scherm.
2. Selecteer de datum.
3. Selecteer de starttijd en eindtijd.
4. Vul het aantal zitplaatsen in.
5. Kies een ruimte als je dat wilt. Je kunt deze optie ook op Alle ruimtes laten staan om te zoeken in alle beschikbare ruimtes die aan je criteria voldoen.
6. Kies een opstelling als je dat wilt. Je kunt deze optie ook op Alle opstellingen laten staan om te zoeken in alle beschikbare opstellingen die aan je criteria voldoen.
7. Klik op Zoeken. Er verschijnt nu een lijst met beschikbare ruimtes en opstellingen.
8. Klik op Selecteren om een ruimte en opstelling te kiezen voor de reservering.

Je hebt nu een conceptreservering aangemaakt

Als je geen verdere actie onderneemt, vervalt dit concept na vijf uur. Laten we de resterende gegevens invullen en de reservering afronden!

Volg deze stappen om de reservering compleet te maken.

1. Klik op “bewerken” naast “gegevens”. Het bovenstaande scherm wordt nu geopend. Vul het volgende in:
   • Geef de reservering een naam “bijeenkomst naam”.
   • Selecteer de klant en het bedrijf. Je kunt zoeken naar een bestaand klant- of bedrijfsprofiel, of een nieuw profiel aanmaken. Deze functionaliteit is geïntegreerd met het CRM in het platform.
   • Selecteer het type evenement
   • Selecteer de taal en de status
   • Klik op “opslaan” om de wijzigingen toe te passen
2. Klik op Bewerken naast Factuuradres. Voer de facturatiegegevens in. Als de factuurgegevens van de boeker al bekend zijn, worden deze automatisch ingevuld. Klik op Opslaan om te bevestigen.
3. De ruimte voor de reservering is al geselecteerd. Indien nodig kun je een extra ruimte toevoegen:
   • Klik op Ruimte toevoegen en volg de aangegeven stappen.
4. Klik op “opties toevoegen”
   • Selecteer een categorie, zoals F&B of AV
   • Klik op het plusicoon (+) om een optie toe te voegen
   • Klik op opslaan om de geselecteerde opties aan de reservering toe te voegen.
5. Klik op Reservering aanmaken om de reservering definitief op te slaan.

Concepten

Als je per ongeluk het reserveringsscherm sluit voordat je alles hebt afgerond, kun je het concept terugvinden in het navigatiemenu onder Reserveringen > Concepten. Zoals in de afbeelding hieronder te zien is, kun je het concept eenvoudig openen door op de knop aan de rechterkant te klikken.

Een reservering bewerken

In deze stap leggen we uit hoe je een reservering kunt terugvinden en bewerken vanuit de reserveringslijst.

Navigeer eerst naar Reserveringen in het menu.

Reserveringen Zoeken

Volg de onderstaande stappen om een specifieke reservering te vinden:

1. Selecteer het type ruimte door op een van de tabbladen te klikken (vergaderruimte of werkplek) direct onder de paginatitel.
2. Voer de naam van de reservering of het reserveringsnummer in.
3. Klik op zoeken

Volg de onderstaande stappen om reserveringen voor een specifieke periode te vinden:

1. Selecteer het type ruimte door op een van de tabbladen te klikken (vergaderruimte of werkplek) direct onder de paginatitel.
2. Selecteer een begin- en einddatum:
   • Klik op de datum (er verschijnt een pop-up met een datumkiezer).
   • Selecteer eerst een begindatum.
   • Kies vervolgens een einddatum
   • Je hebt ook de mogelijkheid om te zoeken op vandaag, deze week of deze maand. Klik op zoeken.
3. Klik op zoeken

Om een reservering te bekijken en/of te bewerken, klik je op het bewerkicoon naast de betreffende reservering.

Je wordt doorgestuurd naar de detailweergave van de reservering, waar je deze kunt bewerken op dezelfde manier als waarop je de reservering hebt aangemaakt.

Daarnaast kun je in deze detailweergave:

• Opmerkingen bekijken.
• Contactpersonen bekijken en toevoegen.
• Notities bekijken en toevoegen.
• To-do taken aanmaken en bekijken.
• Een programma toevoegen.
• Het e-mailoverzicht bekijken.
• Revisies bekijken en vergelijken met de huidige status.
• Betalingen beheren.
• Externe links raadplegen

Meer uitleg over deze functionaliteiten volgt hieronder.

Opmerkingen

Het opmerkingenveld kan worden gebruikt voor externe communicatie met de boeker. Hiermee kun je opmerkingen toevoegen die relevant zijn voor een specifieke reservering.

Deze opmerkingen worden gekoppeld aan de reservering en zijn zichtbaar voor de boeker.

Contacten

Bij contacten kun je gegevens toevoegen die gekoppeld zijn aan een specifieke reservering. Je kunt per contactpersoon aangeven of deze e-mails over de reservering moet ontvangen. Daarnaast kun je het type contact specificeren, zoals boeker, eventcontact, trainer, spreker, host of factuurontvanger.

Notities

Het notitieveld kan worden gebruikt voor zowel interne als externe communicatie. Je kunt hier reserveringsspecifieke notities toevoegen, zoals afspraken over benodigdheden of voorzieningen.

Taken

In de taken-sectie kun je taken toevoegen die verband houden met de reservering, of het nu gaat om het bevestigen van details met de boeker of het toewijzen van interne acties. De voortgang van de taken is eenvoudig te volgen en je kunt ze filteren op status: open, verlopen of afgerond.

Taken kunnen worden toegewezen aan groepen mensen – zoals het volledige keukenpersoneel – of aan geselecteerde accounts/teamleden.

Programma

Onder het programma-tabblad kun je eenvoudig het schema voor de reservering opstellen, waardoor de planning en interne afstemming efficiënter verlopen. Je kunt voor elk onderdeel van het programma het juiste tijdslot aangeven, het een passende naam geven en de duur instellen.

Mail overzicht

In het mailoverzicht kun je rechtstreeks e-mails versturen die verband houden met een specifieke reservering en de bijbehorende contactpersonen. Dit doe je door rechtsboven op “E-mail verzenden” te klikken. Je kunt het type e-mail selecteren, zoals bevestiging, voorstel, annulering, acceptatie, afwijzing of betalingsverzoek. In het overzicht kun je ook verzonden e-mails terugvinden, inclusief de datum, afzender, ontvanger en de status van de e-mail.

Evenementenkalender

De evenementenkalender stelt je in staat om een specifieke reservering om te zetten in een openbaar evenement, mits je een geactiveerde evenementenkalender hebt in je CHP-profiel. Deze functie is handig wanneer je bijvoorbeeld een ruimte hebt geboekt om een training te geven, maar niet het gewenste aantal inschrijvingen behaalt. Door de reservering openbaar te maken, kun je extra deelnemers aantrekken en boekers stimuleren zich aan te melden via de evenementenkalender.

Revisies

De revisiefunctie biedt een duidelijk en gedetailleerd overzicht van de specifieke reservering en eventuele aangebrachte wijzigingen. Je kunt zien wanneer een revisie heeft plaatsgevonden en door wie deze in het systeem is geregistreerd. Daarnaast kun je de revisie eenvoudig vergelijken met de huidige versie door te kiezen voor “Vergelijken met huidige reservering”

Betalingen

De betalingssectie geeft een overzicht van alle betalingen die gekoppeld zijn aan een specifieke reservering, inclusief de vervaldatums. Je kunt de betaalmethode aangeven, met keuze uit contant, overschrijving of pin.

Als je een actieve Mollie-integratie hebt, kun je bovendien een betalingslink aanmaken voor de reservering en de betaling online ontvangen. Dit ziet er dan zou uit:

Externe links

Met de functie voor externe links kun je links toevoegen aan een reservering, bijvoorbeeld naar een online videobeltool zoals Google Meet of Microsoft Teams. Zo kunnen deelnemers via een link deelnemen aan de meeting in plaats van fysiek aanwezig te zijn. Op dezelfde manier kun je links toevoegen naar online documenten, zoals een Google Doc, om relevante informatie te delen die gekoppeld is aan de reservering.

Dashboard

Het Reserveringsdashboard biedt een overzicht van alle reserveringen, inclusief belangrijke details zoals statussen, groepsgroottes, totaal aantal zitplaatsen en omzet. Zo kun je eenvoudig je boekingen volgen en beheren.

Hieronder vind je een meer gedetailleerde uitleg van elk onderdeel binnen het hoofd-dashboard.

Groepsgrootte reserveringen

The reservation group size view provides an overview of how reservations are divided by group size, such as (1-10 people), (11-20 people), etc. It displays the percentage of reservations created by the booker themselves versus those created by the venue in the back end. This information helps to understand how the workload is divided among different-sized bookings and whether there is room for optimization. For example, smaller reservations that could be allocated to larger bookings can be monitored and adjusted through the dashboard

Vergaderruimte aantal reserveringen

Het overzicht Aantal reserveringen per vergaderruimte toont het totale aantal reserveringen verdeeld over het kalenderjaar en hoe deze per maand zijn verspreid.

Herkomst van reserveringen, reserveringsstatus & reserveringen met factuur

De herkomst van reserveringen geeft inzicht in waar een reservering vandaan komt, bijvoorbeeld via een telefoongesprek of e-mail. In de instellingen van de reserveringsdetailpagina kun je verschillende herkomstcategorieën aanmaken, die vervolgens beschikbaar zijn als keuzemogelijkheden bij het bewerken van een reservering. Zodra je een specifieke herkomst selecteert, wordt dit weergegeven in dit overzicht.

Bij reserveringsstatus zie je hoe de reserveringen zijn verdeeld in “optioneel” (nog niet definitief), “definitief” (bevestigd), of “geannuleerd”.

Voor reserveringen met factuur wordt getoond hoeveel reserveringen zijn voorzien van een factuur en hoeveel zonder factuur zijn geregistreerd.

Omzet per vergaderruimte

Het overzicht Omzet per vergaderruimte toont de totale opbrengst van vergaderruimtes, verdeeld over het kalenderjaar en uitgesplitst per maand.

Het Dagrooster

Het rooster biedt een visueel overzicht van de boekingen en stelt je in staat om reserveringen te beheren. Je kunt reserveringen aanmaken, bekijken en bewerken, en je kunt ook gepersonaliseerde evenementen (zoals verjaardagen) toevoegen aan het rooster.

Om het rooster te openen, klik je op de knop “Rooster” in het bovenste menu, of ga naar “Reserveringen” en klik op “Rooster”.

Navigeren in het rooster

In het rooster kun je op twee manieren navigeren:

1. Gebruik de pijlen boven de roosterweergave om naar links of rechts te gaan.
2. Sleep de roosterweergave zelf om je zicht naar links of rechts aan te passen.

Je kunt ook schakelen tussen een dagrooster en een weekrooster:

1. Beweeg de muis over het rooster.
2. Houd de Alt-toets ingedrukt en scroll omlaag om naar het weekoverzicht te gaan.
3. Om terug te keren naar het dagoverzicht, scroll omhoog terwijl je de Alt-toets ingedrukt houdt.

Reserveringen aanmaken via het rooster

Je kunt eenvoudig een nieuwe reservering aanmaken rechtstreeks vanuit het rooster, dat een visueel overzicht van de beschikbaarheid biedt. Volg deze stappen:

1. Klik op Reservering aanmaken.
2. Klik op een lege plek en tijd in het rooster. Er verschijnt een pop-up.
3. Geef de reservering een naam.
4. Vul het aantal zitplaatsen in.
5. Kies een opstelling.
6. Stel een begin- en eindtijd in.
7. Klik op Opslaan. Je wordt doorgestuurd naar de gedetailleerde weergave van het reserveringsconcept.
8. Vul de overige reserveringsgegevens in.

Reserveringen bekijken en bewerken

Je kunt eenvoudig de starttijd, eindtijd, duur en ruimte van een reservering aanpassen rechtstreeks vanuit het rooster.

Om de start- en/of eindtijd aan te passen:

1. Klik op de reservering om deze te selecteren.
2. Sleep de reservering naar links of rechts om de start- of eindtijd te wijzigen.
3. Om de duur aan te passen, sleep je een van de uiteinden naar links of rechts.
4. Om de ruimte te wijzigen, sleep je de reservering naar een andere ruimte binnen het rooster.

Na elke aanpassing verschijnt er een pop-up waarin je wordt gevraagd om de wijziging te bevestigen.

Wil je de details van een reservering bekijken? Dubbelklik dan op de reservering.

Het rooster personaliseren

Om bepaalde functies van het rooster aan te passen aan je voorkeuren:

>Klik op Instellingen in de rechterbovenhoek van het venster. Daarna opent een pop-up

Blokkeerregels

Blokkeringsregels definiëren specifieke voorwaarden of tijdsloten waarin boekingen niet toegestaan of niet beschikbaar zijn. Deze beperkingen worden zichtbaar voor de boeker wanneer ze in het platform zijn ingesteld.

In het overzicht kun je onder andere zien voor welk type (ruimte of optie) de blokkering is aangemaakt, de periode waarin deze geldt, en of de regel op specifieke dagen van toepassing is.

Hieronder vind je een stapsgewijze uitleg over hoe je blokkeringsregels instelt.

Blokkeringsregel aanmaken

Om een blokkering aan te maken, klik je rechtsboven op “Blokkeringsregel aanmaken”.

Volg onderstaande stappen om een blokkeringsregel in te stellen voor het beheren van boekingen:

1.Sla de Regel op:
Klik op Opslaan om de blokkeringsregel te activeren. De ruimte of het item is dan niet beschikbaar tijdens de opgegeven periode.

2.Selecteer het Type:
Kies of de blokkering van toepassing is op een Ruimte of een Item.

3.Kies de Ruimte of het Item:
Selecteer bijvoorbeeld Boardroom als je een specifieke vergaderruimte wilt blokkeren.

4.Geef de Regel een Naam:
Geef je blokkeringsregel een duidelijke naam, zoals Blokkeringsregel Boardroom.

5.Stel de Herhaling in:
Geef aan of de blokkering herhaald moet worden (bijv. dagelijks, wekelijks) of slechts eenmalig geldt.

6.Selecteer de Dagen:
Vink de dagen van de week aan waarop de blokkeringsregel van toepassing is (bijv. maandag t/m zondag).

7.Definieer de Periode:
Stel de start- en einddatum in van de blokkering (bijv. 15 november 2024 – 15 november 2024).

8.Stel het Tijdslot in:
Voer het tijdsbestek in voor de blokkering (bijv. 00:00 – 24:00 voor een hele dag).

Blokkeringsregel-mapping bewerken

Blokkeringsregel-mappings bepalen hoe externe gegevens – zoals regels of beperkingen met betrekking tot vergaderruimtes of opties – worden gekoppeld aan je interne systeem. Deze mappings zorgen ervoor dat gegevens die via CSV-bestanden of API-integraties worden geïmporteerd correct aansluiten op de structuur van je platform.

• Om blokkeringsregel-mappings te bewerken, selecteer je rechtsboven de optie ‘Blokkeringsregel bewerken’.
• Deze actie leidt je naar de sectie ‘Externe mappings’.
• Hier kun je de mappings van geïmporteerde gegevens bijwerken of aanpassen, of deze nu afkomstig zijn van een CSV-integratie of een API.

Kortom, blokkeringsregel-mappings stellen je in staat om externe data te personaliseren en te synchroniseren met je systeem, zodat alles correct functioneert en consistent blijft.

Het Factuuroverzicht

In deze stap leer je hoe je het factuuroverzicht gebruikt om je facturen te beheren. Je opent het overzicht door te navigeren naar Facturen → Facturen.

In het factuuroverzicht worden facturen onderverdeeld in verschillende typen, waaronder definitieve, bevroren en gecrediteerde facturen. Onder de categorie “Zonder factuur” vind je een overzicht van reserveringen waarvoor nog geen factuur is aangemaakt.

Je kunt facturen eenvoudig terugvinden via de zoekfunctie bovenaan de pagina.
Gebruik het veld Factuurnummer om een specifieke factuur op te zoeken.
Daarnaast kun je facturen filteren op een bepaalde periode met behulp van de datumselectie.

Overzicht van belangrijke functionaliteiten in het factuuroverzicht:

Factuur per e-mail verzenden

Klik op het pictogram “E-mail verzenden” in de rij van de betreffende factuur (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder).

Factuurbetaling registreren

Klik op “Betaald” in de rij van de betreffende factuur om de betaling te registreren.

Factuur downloaden

Klik op het informatie-icoon om de factuurdetails te bekijken en vervolgens op “Downloaden” om de factuur te downloaden  

Meerdere facturen downloaden

Klik op “Downloaden” (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder) om alle facturen van een specifiek type en/of periode te downloaden. Er verschijnt een pop-up waarin je kunt aangeven welke facturen je wilt downloaden.

Een factuur aanmaken

Een factuur aanmaken voor een enkele reservering

In deze stap leggen we uit hoe je een factuur aanmaakt voor één reservering. Hoewel er meerdere manieren zijn om een factuur te creëren, gebruiken we hier het factuuroverzicht, omdat je hiermee eenvoudig alle reserveringen zonder factuur kunt terugvinden.

Volg onderstaande stappen om een factuur aan te maken voor een enkele reservering:

Selecteer “Te Factureren” of Gebruik de zoekfunctie bovenaan de pagina om de reservering te vinden waarvoor je een factuur wilt aanmaken.

Klik op Aanmaken aan de rechterkant van de rijd van de betreffende reservering.

Als je hebt ingesteld dat facturen eerst goedgekeurd moeten worden, moet je de factuur accepteren of afwijzen. Dit kan in de snelweergave die verschijnt nadat de factuur is aangemaakt.

De factuur is nu succesvol aangemaakt en geaccepteerd.

Als je hebt ingesteld dat e-mails handmatig verzonden worden, klik dan op E-mail verzenden om de factuur per e-mail te versturen.

Facturen combineren

In deze stap leggen we uit hoe je een gecombineerde factuur aanmaakt. Met een gecombineerde factuur kun je meerdere reserveringen samenvoegen tot één enkele factuur.

Volg onderstaande stappen om een gecombineerde factuur aan te maken:

1. Navigeer naar Facturen → Facturen.
2. Selecteer het tabblad “Zonder factuur”.
3. Gebruik de zoekfunctie bovenaan de pagina om de reserveringen te vinden die je in één factuur wilt samenvoegen.
4. Klik op Gecombineerde factuur aanmaken. Er verschijnt een pop-up.
5. Selecteer de reserveringen die je aan de factuur wilt toevoegen
6. Klik op “volgende”
7. Vul de factuurgegevens in of selecteer een bedrijf waarvan de factuurgegevens al bekend
8. Klik op Aanmaken. Je kunt nu de pop-up sluiten of doorgaan naar de detailweergave van de zojuist aangemaakte gecombineerde factuur.
9. Als je hebt ingesteld dat facturen eerst goedgekeurd moeten worden, moet je de factuur afwijzen of accepteren.
10. De factuur is nu aangemaakt.

Als je hebt ingesteld dat e-mails handmatig verzonden moeten worden, klik dan op E-mail verzenden om de factuur per e-mail te versturen.

Factuur aanpassen

Onderaan het factuurscherm heb je de mogelijkheid om de factuur aan te passen door een voettekst toe te voegen. Deze kun je gebruiken om belangrijke informatie te vermelden, zoals betaalinstructies, betalingsvoorwaarden of andere relevante details. Dit doe je in Instellingen > Facturen > Tekstinstellingen, meer informatie hierover vind je hier.

In deze sectie worden beoordelingen getoond die gekoppeld zijn aan reserveringen. Wanneer deze functie is ingeschakeld, kunnen boekers een beoordeling achterlaten over hun boeking. De reviewscore wordt bepaald op basis van de ingevulde antwoorden door de gebruiker.

Let op: het aantal beoordelingsonderdelen en de specifieke vragen kunnen per kanaal worden aangepast.

Na afloop van een reservering ontvangen boekers een e-mailmelding met daarin een knop om een beoordeling in te vullen. Deze functionaliteit kan per kanaal worden geconfigureerd. Daarnaast hebben locaties de mogelijkheid om te reageren op beoordelingen met een eigen reactie.

Customer Relationship Management (CRM) helpt locaties om het gedrag en de voorkeuren van hun klanten beter te begrijpen, waardoor zij een betere service kunnen bieden en de klanttevredenheid kunnen verhogen. Het systeem kan bijvoorbeeld gastprofielen bijhouden en boekingspatronen opslaan.

Het CRM geeft de locatie inzicht in welke ruimtes of diensten het populairst zijn, wat helpt bij het plannen en aanpassen van het aanbod op basis van klantvraag.

Daarnaast koppelt het CRM met andere systemen, waardoor er een compleet beeld ontstaat van zowel het klantgedrag als de prestaties van de locatie. Dit maakt het werk voor het personeel overzichtelijker en efficiënter.

Het CRM Dashboard toont het overzicht van de sector

Bedrijven

Deze sectie biedt een overzicht van de klanten die de meeste omzet genereren, inclusief hun meest recente boekingsdata. Deze informatie kan worden gebruikt voor gerichte marketingacties.

Je kunt hier ook RFM-scores bijhouden:

• Recency – Hoe recent heeft de klant geboekt?
• Frequency – Hoe vaak boekt deze klant?
• Monetary – Hoeveel geeft deze klant uit?

Dit geeft waardevolle inzichten in je klantenmix, doelgroepen, en ondersteunt bij de ontwikkeling en het beheer van je klantenportefeuille.

Kies de naam van het bedrijf waarvan je de details wilt bekijken.
Selecteer de gewenste datum en klik op ZOEKEN.
Klik vervolgens op een bedrijf onder NAAM om de bedrijfsgegevens te openen.

Klik op “ga naar bedrijf”

Binnen deze pagina kan je:

• Facturen inzien
• Reserveringen van het bedrijf bekijken
• Reviews inzien
• Statistieken inkijken met de volgende onderdelen:
  • Totaal aantal reserveringen per jaar
  • Totaal aantal reserveringen per maand
  • Gemiddeld aantal personen per reservering

Klanten

Dit systeem helpt bedrijven om hun klanten overzichtelijk bij te houden. Het slaat belangrijke gegevens op, zoals contactinformatie, eerdere aankopen, voorkeuren en de communicatiegeschiedenis. Dankzij deze informatie kunnen bedrijven betere service verlenen, sterkere relaties opbouwen en gepersonaliseerde aanbiedingen sturen – waardoor de klantbeleving relevanter en aangenamer wordt.

Zo bekijk je het profiel van een boeker:

• Typ de naam van de klant in het lege zoekveld en klik op “ZOEKEN”.

Zo maak je een nieuw profiel aan:

• Klik op OPSLAAN om het nieuwe profiel aan te maken.
• Klik op +Toevoegen in de rechterbovenhoek.
• Vul de gegevens in binnen het daarvoor bestemde veld.

De review scores bieden waardevolle inzichten in trends en veranderingen in klanttevredenheid.

Het Taggebruik-rapport helpt je inzicht te krijgen in welke typen werkplekken het meest worden geboekt en welke soorten evenementen of kennisthema’s populair zijn. Wanneer een boeker een werkplek reserveert, kan hij of zij specifieke tags selecteren die de ruimte of het doel van het evenement beschrijven (bijv. “vergaderruimte”, “tech event”, “workshop”).

Het Taggebruik-rapport toont welke tags het vaakst worden gebruikt. Dit biedt waardevolle inzichten in:

• Populaire werkplekken: Door te zien welke tags (zoals “conferentieruimte” of “samenwerkingsruimte”) het meest gekozen worden, krijg je een beter beeld van welke werkplekken het meest in trek zijn.
• Boekingspatronen: Door dit rapport te analyseren, kun je trends herkennen en je aanbod beter afstemmen op de voorkeuren en behoeften van gebruikers.

Dit helpt je om je werkplekselectie en evenementenplanning te optimaliseren op basis van wat het meest gezocht en geboekt wordt.Navigatie:

Ga naar Rapporten → Taggebruik.

Het getoonde rapport geldt voor het huidige jaar. Wil je het rapport van een eerder of later jaar bekijken? Klik dan op de groene pijlen.

In deze stap leggen we uit hoe het rapport ‘Omzet per maand’ wordt gebruikt.

Navigeer eerst naar Rapporten → Omzet per maand.
De getoonde omzet betreft het huidige jaar. In het overzicht wordt de maandelijkse omzet weergegeven, verdeeld over verschillende exportgroepen (zoals bijvoorbeeld locaties, ruimtes of type boekingen).

Het rapport biedt je inzicht in:

• Omzetontwikkeling per maand
• Seizoensgebonden trends
• Welke onderdelen of locaties het meeste bijdragen aan de totale omzet

Zo ziet de pagina eruit:

Om een specifieke periode op te zoeken, gebruik je de zoekfunctie bovenaan het venster.

Voer een startdatum en einddatum in, selecteer vervolgens de gewenste status (Geannuleerd, Optioneel of Definitief), en klik op Zoeken.

Je kunt je budget maandelijks monitoren, per ruimte, F&B-categorie of andere categorieën.

Als je rechtsboven op de pagina klikt op Budget (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder), krijg je toegang tot een overzicht waarin je je uitgaven en inkomsten kunt vergelijken met het ingestelde budget.

Het Omzet per dag-rapport geeft een helder overzicht van de dagelijkse inkomsten uit boekingen of diensten.

Belangrijkste voordelen:

1. Dagelijkse inkomsten bijhouden:
   Biedt inzicht in hoeveel omzet er per dag wordt gegenereerd, wat financiële opvolging eenvoudiger maakt.
2. Trends identificeren:
   Toont patronen in de omzet, zoals piekdagen of drukke seizoenen, wat helpt bij toekomstgerichte planning.
3. Betere voorspellingen:
   Levert data die gebruikt kan worden voor het voorspellen van toekomstige inkomsten en het bijsturen van strategieën.
4. Prijsoptimalisatie:
   Helpt bij het herkennen van dagen met lagere omzet, waardoor prijsstelling of promoties gerichter kunnen worden aangepast.
5. Financiële controle:
   Maakt beter budgetbeheer en kasstroomplanning mogelijk door dagelijkse inkomsten nauwkeurig te volgen.

Zo bekijk je het Omzet per dag-rapport:

1. Navigeer naar Rapporten → Omzet per dag
2. Gebruik de zoekfunctie bovenaan het venster om een specifieke dag of periode op te zoeken:
3. Voer een startdatum en einddatum in
4. Selecteer de status: Geannuleerd, Optioneel of Definitief
5. Klik op Zoeken om het resultaat te tonen.

Het CHP stelt je in staat om rapporten te genereren waarmee je een overzicht krijgt van alle opties (zoals catering, apparatuur of aanvullende diensten) en hoe vaak deze dagelijks of per periode zijn geboekt.

Eigen rapporten aanmaken

Door te klikken op ‘+ Nieuw rapport’ kun je eenvoudig je eigen rapporten aanmaken. Deze nieuwe rapporten worden dan toegevoegd aan het menu aan de linkerkant.

• Geef het rapport een naam, bijvoorbeeld de naam van een specifieke leverancier.
• Voeg alle opties toe die bij die leverancier besteld moeten worden.
• Klik op ‘Opslaan’ om het rapport te bewaren.

Zo kun je snel en overzichtelijk terugvinden wat er per leverancier of categorie besteld moet worden.

De Optie-bestellijst is een systeem waarmee je een overzicht krijgt van alle beschikbare opties die geboekt of besteld kunnen worden. Het toont hoeveel keer elke optie is geselecteerd en geeft inzicht in het totale aanbod.

Deze lijst helpt afdelingen om:

• Te zien welke opties het populairst zijn en het meest worden aangevraagd
• Betere keuzes te maken in de planning en resourceverdeling
• Interne coördinatie te verbeteren door alle teams inzicht te geven in de gekozen opties

1. Navigeer naar Rapporten → Optie-bestellijst
2. Kies de gewenste opties en klik op ZOEKEN
3. Ga naar INSTELLINGEN om de locatievoorkeuren aan te passen
4. Klik op OPSLAAN om de wijzigingen te bewaren

In deze stap leggen we uit hoe je het rapport Bezettingspercentage gebruikt. Je vindt dit rapport via het menu onder: Rapporten → Zaal benuttings rapport

Het bezettingspercentage-rapport geeft inzicht in de mate waarin de ruimtes binnen jouw locatie worden gebruikt. Het laat zien hoe vaak en wanneer elke ruimte geboekt wordt, en biedt daarmee waardevolle data over het gebruik van jouw faciliteiten.

Belangrijkste voordelen:

1. Maximaliseer efficiëntie:
   Laat zien welke ruimtes onderbenut zijn, zodat je de toewijzing van ruimtes kunt optimaliseren.
2. Betere planning:
   Ondersteunt bij het plannen van roosters en resources op basis van ruimtevraag.
3. Kostenbesparing:
   Maakt inzichtelijk welke ruimtes zelden geboekt worden, zodat je kosten kunt beheersen.
4. Beter onderbouwde beslissingen:
   Biedt data waarmee je kunt bepalen welke ruimtes je beter kunt promoten of aanpassen.
5. Trends herkennen:
   Toont patronen in ruimtegebruik, waardoor je beter kunt inspelen op piekmomenten.

Stappen om een ruimtebenutting-rapport te maken:

1. Navigeer naar Rapporten → Rapport ruimtebenutting.
2. Selecteer het type ruimte waarvoor je het rapport wilt bekijken – bijvoorbeeld vergaderruimtes of werkplekken.
3. Kies een periode via de datumkiezer en klik op Zoeken.
4. Kies een berekeningsmethode. Als je Standaard selecteert, kies dan ook het aantal uren als basis.
5. Je ziet nu een overzicht van de benuttingspercentages, verdeeld per dag (horizontaal) en per ruimte (verticaal).
   Wil je het totale benuttingspercentage per ruimte bekijken? Klik dan op het tabblad Totaal.

De Ruimte-instellingslijst biedt een gedetailleerd overzicht van alle beschikbare opstellingen per ruimte (bijv. conferentieopstelling, zitarrangementen).

Deze lijst helpt ervoor te zorgen dat ruimtes correct worden ingericht op basis van de specifieke wensen en behoeften van elke reservering. Hierdoor verloopt de voorbereiding efficiënter en sluit de inrichting beter aan bij het doel van het gebruik.

1. Kies de gewenste datum
2. Selecteer de gewenste weergave: Sorteren op reservering of Sorteren op ruimte
3. Klik op Instellingen in de rechterbovenhoek om de locatievoorkeuren aan te passen. Klik vervolgens op Opslaan
4. Het overzicht kan worden uitgeprint om te worden gedeeld met het operationele team

Het Reserveringskostenrapport helpt je om de inkomsten uit reserveringskosten bij te houden. Deze kosten worden gegenereerd wanneer de optie “prijs per stoel” wordt gebruikt, zoals uitgelegd in de sectie over prijzen en opbrengstbeheer.

Het rapport biedt een duidelijk overzicht van hoeveel omzet deze kosten opleveren.

Belangrijkste voordelen:

1. Inkomsten bijhouden: Bekijk hoeveel geld er wordt gegenereerd via reserveringskosten.
2. Betere planning: Ondersteunt bij het opstellen van budgetten door trends in kosteninning inzichtelijk te maken.
3. Transparante prijzen: Zorgt ervoor dat de in rekening gebrachte kosten correct en transparant zijn.
4. Verbeterde besluitvorming: Helpt teams betere keuzes te maken op basis van het effect van kosten op boekingen.
5. Trends herkennen: Signaleert patronen in de kosteninning, zodat prijsstrategieën kunnen worden aangepast.

Zo navigeer je naar het rapport:

1. Navigeer naar Rapporten → Reserveringskosten

Selecteer de maand of het jaar dat je wilt bekijken door een maand te kiezen of door met de pijltjes naar links of rechts te scrollen.

De Kostenfacturen bieden een helder overzicht van alle kosten die verbonden zijn aan een boeking of dienst. Ze helpen bij het bijhouden en beheren van betalingen, waardoor het facturatieproces eenvoudiger en transparanter wordt.

Belangrijkste voordelen:

1. Duidelijke facturatie:
   Geeft een gedetailleerd overzicht van alle kosten, wat zorgt voor transparantie voor zowel klanten als interne teams.
2. Efficiënte opvolging:
   Maakt het eenvoudig om betalingen en openstaande bedragen te volgen, en tijdig opvolging te doen bij achterstallige facturen.
3. Financiële nauwkeurigheid:
   Zorgt ervoor dat alle kosten correct worden toegepast en geregistreerd, wat de kans op fouten vermindert.
4. Eenvoudige rapportage:
   Vereenvoudigt de financiële rapportage dankzij een duidelijk overzicht van alle gefactureerde kosten.

In deze sectie zie je de kostenfacturen voor het hele jaar, inclusief:

• de periode
• factuurdetails
• de status
• het bedrag
• de vervaldatum
• en de betalingsstatus.

De Annuleringsrapportage houdt alle annuleringen van boekingen of diensten bij en biedt waardevolle inzichten in het waarom en wanneer van deze annuleringen.

Belangrijkste voordelen:

1. Trends herkennen:
   Signaleer patronen in annuleringen, zoals drukke periodes of veelvoorkomende redenen, zodat je proactief kunt inspelen op mogelijke knelpunten.
2. Betere planning:
   Gebruik de data om beschikbaarheid, prijsstelling of marketingstrategieën aan te passen en het aantal annuleringen te verminderen.
3. Inkomensverlies volgen:
   Bepaal wat het financiële effect is van annuleringen om je omzetverwachtingen nauwkeuriger te maken.
4. Betere klantinzichten:
   Begrijpen waarom klanten annuleren helpt bij het verbeteren van klanttevredenheid en loyaliteit.
5. Efficiënt middelenbeheer:
   Door inzicht te krijgen in wanneer en waarom boekingen worden geannuleerd, kun je ruimtes en resources beter plannen en inzetten.

Zo bekijk je de Annuleringsrapportage:

1. Navigeer naar Rapporten → Annuleringsrapport
2. Kies de gewenste datum, het jaar, en of je alle reserveringen of alleen die zonder opgegeven reden wilt bekijken.
3. Je ziet nu het overzicht van alle annuleringen, inclusief relevante details.

In dit hoofdstuk leggen we uit hoe je de basisprijzen van je locatie instelt.

Navigeer naar Instellingen → Prijs & Opbrengst (Pricing & Yield).

Hier vind je een overzicht waarin je de huidige prijsinstellingen kunt beheren en nieuwe prijsregels kunt toevoegen.

Let op: je kunt je prijzen per kanaal differentiëren. Om op een kanaal boekbaar te zijn, moeten de prijsinstellingen voor dat kanaal volledig worden ingevuld.

Prijsinstellingen per kanaal en type ruimte

Binnen elk kanaal zijn de prijsinstellingen opnieuw onderverdeeld op basis van het type ruimte dat je op je locatie aanbiedt, zoals:

• Vergaderruimtes
• Werkplekken
• Kantoorruimtes

Je kunt kiezen om:

• Eén prijsregel toe te passen op alle ruimtes van een bepaald type (bijv. één prijsregel voor alle vergaderruimtes), of
• Een aparte prijsregel in te stellen per individuele ruimte die voor dat type boeking wordt gebruikt.

Zo kun je eenvoudig een flexibele én overzichtelijke prijsstructuur beheren die aansluit op je aanbod per ruimte en per kanaal.

Een standaard prijsinstelling aanmaken

Volg onderstaande stappen om een standaard prijsinstelling aan te maken:

1. Klik rechtsboven in het venster op Toevoegen. Bovenstaande pop-up verschijnt.
2. Selecteer het type meeting waarvoor deze prijsinstelling van toepassing is.
3. Laat de optie voor ruimtekeuze staan op Alle ruimtes. We maken eerst een prijsinstelling die standaard geldt voor alle ruimtes.
4. Selecteer de datum vanaf wanneer deze prijzen van toepassing zijn.
5. Kies het juiste btw-tarief.
6. Selecteer een berekeningsmethode. Afhankelijk van de kanaalinstellingen zijn er verschillende types beschikbaar. Het is ook mogelijk dat er al een methode vooraf is ingesteld.
   • Prijs per dagdeel
     • Je rekent een vaste prijs voor een ochtend, middag of avond. Dit is handig als je werkt met bloktijden (bijv. 09:00–13:00, 13:00–17:00). Je kan zelf kiezen hoeveel dagdelen te toevoegd.
   • Prijs per uur per stoel
     • De prijs wordt berekend op basis van het aantal stoelen én de duur van de reservering. Bijvoorbeeld: 5 personen voor 2 uur x tarief per stoel per uur. Dit is vooral geschikt voor flexibele werkplekken of coworkingruimtes.
   • Prijs per dagdeel per persoon
     • Je rekent per persoon én per dagdeel. Ideaal voor bijvoorbeeld trainingen of workshops waarbij je per deelnemer een tarief hanteert voor een ochtend- of middagsessie.
7. Klik op Opslaan om de prijsinstelling aan te maken.
   Je wordt vervolgens doorgestuurd naar de detailweergave van de zojuist aangemaakte prijsinstelling.

Basisprijzen instellen

Nu gaan we de basisprijzen instellen voor de standaard prijsinstelling die we zojuist hebben aangemaakt.

1. Klik op Bewerken rechtsboven in het venster. Er verschijnt nu een pop-up waarin je de prijzen kunt invoeren.
2. Klik op het plusteken (+) om een nieuwe prijsregel toe te voegen.
3. Voer de prijzen in voor de geselecteerde berekeningsmethode (bijv. per dagdeel, per uur per stoel, enz.).

Klik op Opslaan om de prijsinstellingen te bewaren.

Een prijsinstelling aanmaken voor een specifieke ruimte of periode

Het is ook mogelijk om aparte prijsinstellingen in te stellen voor specifieke ruimtes. Dit doe je op dezelfde manier als eerder beschreven, maar in plaats van Alle ruimtes, kies je een specifieke ruimte.

Belangrijk:
Prijsinstellingen die zijn gekoppeld aan een specifieke ruimte overschrijven de standaard prijsinstellingen die voor alle ruimtes gelden. Zo kun je dus een algemene prijsstructuur hanteren én uitzonderingen maken voor bepaalde ruimtes.

Verdere aanpassingen en prijsdifferentiaties (yielding)

Na het aanmaken van de eerste prijsinstelling kun je deze verder aanpassen. Onder andere:

• Minimum- en maximumaantal personen instellen
  Hiermee kun je een prijsstrategie opzetten, bijvoorbeeld:
  • Één prijs voor groepen tot 10 personen
  • Een andere prijs voor groepen vanaf 11 personen
• Prijzen invullen op basis van de gekozen berekeningsmethode en het aantal dagdelen of uren per dagdeel.

Let op:

• Bij gebruik van dagdelen wordt het bijbehorende tarief per aantal dagdelen toegepast.
  Voorbeeld: als je twee dagdelen selecteert en het tarief voor twee dagdelen is €95, dan wordt dit totaalbedrag toegepast (en niet afzonderlijk €50 + €90).
• Bij gebruik van prijs per stoel, worden de bedragen per stoel én per tijdseenheid bij elkaar opgeteld.
  Dit betekent: meer personen of langere duur = hogere totaalkosten.

Na het instellen van je basisprijzen kun je yielding toepassen om de prijzen automatisch aan te passen op basis van bezetting, dag en groepsgrootte. Zo speel je slim in op vraag en aanbod en haal je het meeste uit je ruimtes.

1. Locatiebezetting

Locatiebezetting maakt het mogelijk om de prijs automatisch aan te passen op basis van de bezettingsgraad van de hele locatie op dat moment:

• Lage bezetting: er kan automatisch een korting worden toegepast
• Hoge bezetting: er kan een toeslag worden toegepast

2. Ruimtebezetting

Dit werkt op basis van de bezetting van een specifieke ruimte.
Bijvoorbeeld:
Een ruimte is geschikt voor 10 personen, maar wordt geboekt voor 5 → de ruimtebezetting is 50%.
Je kunt instellen dat bij 50% bezetting de prijs wordt verhoogd met bijvoorbeeld 100%, zodat de boeker betaalt voor het volledige gebruik van de ruimte, ongeacht het aantal personen.

3. Dagpercentage

Met deze functie kun je per dag van de week een korting of toeslag toepassen.
Bijvoorbeeld:

• Maandag t/m donderdag = standaardprijs
• Vrijdag = 10% korting
• Zaterdag = 15% toeslag

4. Groepsgrootte

Stel verschillende prijsniveaus in op basis van het aantal personen:

• 1–10 personen: standaardprijs
• 11–50 personen: korting, omdat dit aantrekkelijke groepen zijn voor jouw locatie
• 51+ personen: toeslag, bijvoorbeeld omdat je extra personeel moet inzetten

Playground gebruiken

Met de Playground kun je alle instellingen uittesten en direct zien hoe de prijs verandert.
Zo ontdek je eenvoudig welke combinatie van bezettingsregels en prijsstrategieën het beste werkt voor jouw locatie.

Een prijsinstelling activeren

Om een prijsinstelling actief te maken, moet je de status wijzigen van Concept naar Goedgekeurd. Pas dan wordt de prijsinstelling daadwerkelijk toegepast bij boekingen.

Volg deze stappen om een prijsinstelling te activeren:

1. Navigeer terug naar het overzicht van prijsinstellingen via Instellingen → Prijs & Opbrengst.
2. Klik op de status van de betreffende prijsinstelling. Er verschijnt een pop-upvenster.
3. Selecteer Goedgekeurd als nieuwe status.
4. Klik op Opslaan om de wijziging te bevestigen.

De prijsinstelling is nu geactiveerd en wordt toegepast in het boekingsproces.

Opties zijn aanvullende diensten zoals lunch, parkeergelegenheid of technische ondersteuning die je kunt aanbieden bij ruimtes. In deze stap laten we zien hoe je een optie aanmaakt en instelt, en hoe je bepaalde opties kunt uitlichten zodat ze als eerste verschijnen in de boekingswidget.

Een optie aanmaken

1. Klik op ‘+ Toevoegen’ om een nieuwe optie aan te maken. Bovenstaande Pop-up verschijnt dan.
2. In de pop-up, vul je de volgende velden in:
   • Naam van de optie
   • Categorie
   • Exportgroep
   • Publicatiekanalen waarop de optie zichtbaar mag zijn
   • Voor wie de optie boekbaar is (bijv. alleen intern, alleen extern of voor beiden)
3. Klik op opslaan om door te gaan
4. Er opent nu een nieuw scherm waarin je de optie verder kunt personaliseren, zoals prijsinstellingen, beschikbaarheid, en voorwaarden.

Instellen van opties – verder configureren

1. Klik op Bewerken naast Instellingen.
   • Hier zie je een aantal velden die je al hebt ingevuld bij het aanmaken, maar ook instellingen die je nog kunt toevoegen of aanpassen.
2. Kies of de optie vereist is onder “vereist item”. Kies uit:
   • Vereist (de boeker kan deze niet uitvinken)
   • Optioneel – voorgeselecteerd(standaard geselecteerd, maar de boeker kan deze deselecteren)
   • Nee (Vrij te kiezen, niet standaard geselecteerd)
3. Stel in tussen welke tijden de optie boekbaar is.
   • Bijvoorbeeld: je kunt instellen dat lunch alleen beschikbaar is voor boekingen die plaatsvinden tussen 12:00 en 14:00.

Verder Instellen van een optie – aanvullende instellingen

Naast de basisinstellingen kun je een optie verder verfijnen met aanvullende instellingen. Hieronder vind je een overzicht van wat je nog meer kunt configureren:

• Afbeelding toevoegen:
  • Klik op ‘Bewerken’ naast Afbeelding om een visuele weergave toe te voegen aan de optie. Dit helpt bij de herkenning en presentatie in de boekingswidget.
• Beschikbare dagen instellen:
  • Bij het veld ‘Beschikbaar op’ kun je aangeven op welke dagen van de week de optie beschikbaar is. Zo kun je bijvoorbeeld lunch alleen op werkdagen aanbieden.
• Inventarisbeheer:
  • Je kunt instellen of de inventaris van de optie moet worden bijgehouden. Dit is handig bij beperkte beschikbaarheid, zoals bij slechts 3 beamers. Zo voorkom je overboekingen.
• Zichtbaarheid per kanaal:
  • Geef aan via welke kanalen de optie zichtbaar mag zijn. Misschien wil je via je eigen website een uitgebreider aanbod tonen dan via intermediairs.
• Toepasbare meetingtypes:
  • Je kunt specificeren voor welke meetingtypes de optie beschikbaar is. Bijvoorbeeld: een beamer is wél van toepassing op vergaderruimtes, maar niet op werkplekken.
• Prijsinstellingen:
  • Stel de prijzen in op basis van het gekozen prijsmodel (bijv. vast bedrag, per persoon, per uur, enz.). Je kunt ook btw-tarieven toevoegen.
• Publicatieteksten:
  • De publicatieteksten zijn de teksten die worden weergegeven aan de externe boeker (bijvoorbeeld via je eigen website of een extern platform). Dit is dus wat de klant of gast daadwerkelijk te zien krijgt tijdens het boekingsproces. Hieronder vind je meer over publicatieteksten.
• Notities toevoegen:
  • Je kunt interne notities toevoegen aan de optie. Deze worden zichtbaar in de reservering en kunnen handig zijn voor het operationele team.
• Blokkeerregels instellen:
  • Je kunt instellen wanneer een optie niet beschikbaar is. Bijvoorbeeld: op zondagmiddag geen verse broodjes beschikbaar, omdat de bakker dan gesloten is.

Publicatieteksten

De publicatieteksten zijn de teksten die worden weergegeven aan de externe boeker (bijvoorbeeld via je eigen website of een extern platform). Dit is dus wat de klant of gast daadwerkelijk te zien krijgt tijdens het boekingsproces.

Het is belangrijk om hier een duidelijke, aantrekkelijke en gastgerichte tekst te schrijven, die eventueel afwijkt van de interne benaming van de optie. Zo kun je intern bijvoorbeeld simpelweg de naam “Beamer” gebruiken, terwijl je extern kiest voor een vriendelijkere formulering zoals:

“Voeg het gebruik van een beamer toe aan uw reservering”

Of:

“Beeldprojectie nodig? Boek hier eenvoudig een beamer bij.”

Deze externe teksten spelen een belangrijke rol in hoe de optie wordt geïnterpreteerd en ervaren door de klant. Een goed geschreven publicatietekst verhoogt de kans dat een optie daadwerkelijk wordt geselecteerd. Je kunt hier ook vermelden:

• Wat er inbegrepen is (bijv. kabels, bediening, aansluiting op laptop)
• Of er extra kosten aan verbonden zijn
• Praktische informatie (bijv. geschikt voor groepen vanaf X personen)

Door een onderscheid te maken tussen de interne naamgeving (gericht op het personeel en de operationele processen) en de externe presentatie (gericht op de klant), zorg je voor zowel een overzichtelijk beheer als een professionele klantbeleving.

Uitgelichte opties

Wanneer je een optie markeert als uitgelicht, verschijnt deze bovenaan in het boekingsproces. Dit verhoogt de zichtbaarheid en vergroot de kans dat de optie door de boeker wordt geselecteerd.

Volg deze stappen om een optie als ‘Uitgelicht’ in te stellen:

1. Navigeer naar Instellingen → Opties → Uitgelichte opties
2. Selecteer het type ruimte waarvoor je de uitgelichte opties wilt instellen (bijvoorbeeld vergaderruimte of werkplek)
3. Klik op Bewerken
4. Aan de linkerkant zie je een lijst met al je beschikbare opties.
   • Klik op het plusteken (+) naast de gewenste optie om deze toe te voegen aan de lijst van uitgelichte opties
5. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren

De geselecteerde opties verschijnen nu als eerste in de widget tijdens het reserveringsproces, waardoor ze meer opvallen voor boekers. Je kunt dit gebruiken om bijvoorbeeld populaire, nieuwe of extra winstgevende opties extra onder de aandacht te brengen.

Tijdsvlakken

Tijdsvlakken verwijzen naar de beschikbare periodes waarin een ruimte of dienst geboekt kan worden.

Tijdsvlakken selecteren Je kunt tijdsvlakken selecteren door naar links of rechts te scrollen in het rooster of overzicht, zodat je gemakkelijk de beschikbare boekingsperiodes kunt bekijken en selecteren

In dit onderdeel begeleiden we je bij het toevoegen van ruimtes aan jouw locatie.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen vergaderruimtes en werkplekken. Je leert hoe je nieuwe ruimtes aanmaakt, relevante details instelt en – indien van toepassing – ruimtes met elkaar kunt combineren voor flexibel gebruik.

Een ruimte aanmaken

Volg onderstaande stappen om een nieuwe ruimte toe te voegen:

Een vergaderruimte instellen

Na het aanmaken van een ruimte kun je deze verder inrichten zodat ze gereed is voor publicatie en boeking. Het instellen van een vergaderruimte bestaat uit verschillende stappen waarin je zowel praktische details als commerciële informatie toevoegt. Hieronder volgt een overzicht van alle beschikbare instellingen en hoe je deze het beste kunt benutten.

Vergaderruimte instellen – Stap voor stap

• Basisgegevens invullen
  • Ruimtenummer, breedte, lengte, hoogte, oppervlakte, verdieping
• Afbeeldingen toevoegen
  • Minstens 2 foto’s per ruimte, bij voorkeur in verschillende opstellingen
• Opstellingen selecteren
  • Kies uit 23 standaard opstellingen
  • Stel min/max aantal stoelen in
  • Geef aan of opstelling zichtbaar is voor de boeker
• Type meeting aangeven
  • Vink aan waarvoor de ruimte geschikt is: vergadering, presentatie, training, brainstorm, evenement
• Basisinstellingen configureren
  • Activeer de ruimte
  • Toon in dagrooster
  • Stel exportgroep en minimale huurduur in
  • Geef aan of de ruimte deelbaar is
• Beschikbaarheidscontrole instellen
  • Aanbevolen bij unieke ruimtes
  • Optioneel bij meerdere gelijke items (zoals partytenten)
• Kanaalpublicatie beheren
  • Bepaal op welke boekingskanalen de ruimte zichtbaar is (intern/extern)
• Unieke kenmerken beschrijven
  • Wat maakt de ruimte bijzonder? (bijv. uitzicht, inrichting)
• Publicatieteksten schrijven
  • Klantgerichte omschrijvingen gebruiken
• Inbegrepen opties & pricing
  • Voeg inbegrepen opties toe
  • Koppel prijs- en yieldinstellingen
• Ruimtecombinaties & blokkeerregels
  • Koppel ruimtes indien nodig
  • Stel blokkeerregels in (bijv. geen lunch op zondagmiddag)

Vouchers zijn digitale waardebonnen die je kunt inzetten om korting te geven, tegoed toe te kennen of arrangementen aan te bieden aan gasten. Ze kunnen worden gebruikt als marketinginstrument, voor loyaliteitsdoeleinden, of simpelweg als onderdeel van je aanbod.

Deze sectie biedt verschillende mogelijkheden. Laten we de onderdelen één voor één bekijken:

Koptekst en beschrijving

Bovenaan staat de titel “Vouchers”, met een korte uitleg over het systeem. Deze tekst helpt gebruikers begrijpen dat het vouchersysteem meerdere mogelijkheden biedt.
Daarnaast is er een knop “Meer info” voor extra toelichting. Als je klikt op “meer info”opent de volgende pop-up.

 Wat kun je doen met vouchers?

1. Korting geven op een boeking
   • Bijvoorbeeld: €10 korting op een vergaderruimte of 20% korting op een lunchoptie.
   • De boeker voert de voucher code in tijdens het reserveringsproces om korting te ontvangen.
2. Arrangementen aanbieden
   • Maak complete pakketten aan (bijvoorbeeld “Hele dag vergaderen + lunch + beamergebruik” voor een vast tarief).
   • Je kunt deze pakketten zichtbaar maken als vouchers die boekers direct kunnen selecteren.
3. Tegoed toekennen aan klanten
   • Bied bijvoorbeeld een tegoed van €50 aan bij een volgende boeking (bijv. na het annuleren van een boeking of als loyaliteitsbeloning).
   • Dit wordt automatisch verrekend bij het gebruik van de voucher.
4. Actiecampagnes opzetten
   • Denk aan tijdelijke acties zoals: “Boek voor 31 mei en ontvang een gratis lunch” via een actie-voucher.

Concreet: hoe maak je een voucher of arrangement aan?

Bij het aanmaken of bewerken van een voucher kun je verschillende instellingen configureren. Deze bepalen hoe, wanneer en voor wie de voucher geldig is.

Basisgegevens

Onder het kopje Basisgegevens kun je het volgende instellen:

• Naam: de titel van de voucher, zichtbaar voor de gebruiker.
• Code: de unieke code die de boeker moet invoeren om de voucher te gebruiken.
• Omschrijving: een korte toelichting die uitlegt wat de voucher inhoudt.

Instellingen

Onder het kopje Instellingen stel je de voorwaarden in voor het gebruik van de voucher:

• Herbruikbaarheid: bepaal of de voucher beperkt is tot één gebruik per persoon of meerdere keren gebruikt mag worden.
• Type ruimte: selecteer op welk soort ruimte de voucher van toepassing is (bijv. alleen op vergaderruimtes).
• Minimale en maximale bezetting: geef aan voor hoeveel personen (stoelen) de voucher geldig is.
• Tijdsbestek: vul in tussen welke datums de voucher bruikbaar is.
• Minimale en maximale duur: stel in voor welke duur van een reservering de voucher geldt (bijvoorbeeld enkel voor reserveringen vanaf 2 uur).
• Geldige dagen: kies op welke dagen van de week de voucher gebruikt mag worden (bijvoorbeeld alleen op vrijdagen voor extra korting).

Prijsinstellingen

Onder het kopje Prijsinstellingen geef je aan hoe het kortings- of prijsmechanisme werkt:

• Prijsmethode: kies tussen een vast bedrag of een percentage (korting of toeslag).
• Yieldinstellingen: bepaal of je werkt met vaste prijzen per uur of met een percentage dat wordt toegepast op het bestaande tarief.

Opties

Onder het kopje Opties kun je specifieke diensten (zoals lunch, beamer of parkeerplaats) koppelen aan de voucher:

• Stel in of de optie verplicht of optioneel is.
• Je kunt per optie een korting of toeslag instellen, of een alternatieve vaste prijs invoeren.

Toegankelijkheid

Onder het kopje Toegankelijkheid kun je beperken wie de voucher mag gebruiken:

• Bedrijven: selecteer specifieke bedrijven die toegang krijgen tot de voucher.
• Profielen: geef aan voor welke gebruikersprofielen de voucher zichtbaar en bruikbaar is.
• Locaties: bepaal op welke locaties de voucher toegepast mag worden.

Grootboeknummers zijn unieke codes die worden gebruikt om financiële transacties en rekeningen te identificeren en te ordenen binnen een boekhoudsysteem. Ze zorgen ervoor dat financiële gegevens eenvoudig te volgen, correct vastgelegd en gestructureerd beheerd kunnen worden. Grootboeknummers worden met name toegepast binnen het facturatiesysteem.

Het doel van het gebruik van grootboeknummers is om financiële gegevens te categoriseren door een uniek nummer toe te wijzen aan elke exportgroep (bijvoorbeeld: btw, zaalhuur, food & beverage, etc.) in combinatie met het bijbehorende btw-tarief.

Door de velden voor Grootboeknummer in te vullen, worden deze categorieën en btw-tarieven gekoppeld aan de juiste rekeningen in het algemene grootboek. Dit draagt bij aan een goede boekhoudkundige verwerking en zorgt voor naleving van financiële regelgeving.

Interface voor grootboekbeheer

De gebruikersinterface voor het beheren van grootboeknummers bestaat uit drie kolommen:

• Exportgroep – de categorie van de transactie of dienst (bijv. zaalhuur, catering, btw)
• Btw-tarief – het toegepaste belastingpercentage
• Grootboeknummer – het unieke nummer waarmee deze combinatie gekoppeld wordt aan het financiële systeem

Met deze interface kun je per exportgroep en btw-tarief eenvoudig het juiste grootboeknummer toewijzen. Zo zorg je voor een correcte verwerking van inkomsten en uitgaven in de boekhouding en voor een gestructureerde financiële rapportage.

Grootboeknummers per Exportgroep

Onderstaand overzicht toont hoe grootboeknummers worden gekoppeld aan verschillende exportgroepen en hun bijbehorende btw-tarieven. Dit is essentieel voor een correcte boekhoudkundige verwerking van transacties. Elk onderdeel bevat meerdere regels waarbij een grootboeknummer kan worden ingevuld op basis van het toegepaste btw-tarief.

1. Tax Total (Totaal btw)

• Bevat drie regels voor btw-berekeningen onder de exportgroep “Tax total”.
• Elke regel komt overeen met een ander btw-tarief (bijv. 0%, 9%, 21%).
• De velden voor grootboeknummer staan momenteel op “0” en moeten nog worden ingevuld.

2. Zaalhuur

• Bevat regels voor transacties die vallen onder zaalverhuur.
• Net als bij de vorige groep zijn hier btw-tarieven zoals 0%, 9% en 21% weergegeven.
• De bijbehorende grootboeknummers zijn nog leeg en dienen te worden ingevuld voor correcte toewijzing in de boekhouding.

3. F&B (Food and Beverage)

• Heeft betrekking op financiële gegevens voor eten en drinken.
• De regels zijn gescheiden op basis van btw-tarieven (bijv. 0%, 9%, 21%).
• De grootboeknummers zijn nog niet ingevuld en moeten handmatig worden toegevoegd.

4. AV (Audiovisueel)

• Vertegenwoordigt de categorie audiovisuele diensten.
• Bestaat uit drie regels met elk een verschillend btw-tarief.
• De grootboeknummervelden zijn nog leeg.

5. Overig

• Deze sectie is bedoeld voor overige of niet-gespecificeerde transacties, onder de exportgroep “Overig”.
• Ook hier vind je regels met btw-tarieven (bijv. 0%, 9%, 21%) met nog lege velden voor grootboeknummers.

Door het invullen van de juiste grootboeknummers per exportgroep en btw-tarief, zorg je voor een nauwkeurige koppeling met het financiële systeem en voorkom je fouten in de boekhouding of rapportage.

Kanalen zijn marktplaatsen of platforms waarop je het aanbod van jouw vergaderruimtes, werkplekken of kantoorruimtes kunt aanbieden. Voorbeelden van zulke kanalen zijn Seats2meet.com en Meetingselect.com.

In dit overzicht zie je:

• De profielvoorwaarden en boekingsvoorwaarden die van toepassing zijn per kanaal.
• In sommige gevallen wordt ook weergegeven of er sprake is van abonnementsbeheer en of de voorwaarden zijn goedgekeurd – deze functies zijn echter nog niet actief op alle kanalen.

Weergave van kanalen

Het overzicht bestaat uit twee delen:

• Lijst met actieve kanalen – dit zijn de kanalen waarop jouw locatie momenteel zichtbaar is en waar jouw aanbod al actief is geplaatst.
• Kanaalmarktplaats – hier zie je welke andere kanalen beschikbaar zijn voor jouw locatie, maar waar je nog niet actief bent. Vanuit hier kun je mogelijk nieuwe kanalen koppelen om je bereik te vergroten.

In deze stap leggen we uit hoe je de instellingen voor vergadertypes kunt beheren. Er zijn momenteel twee standaardtypes beschikbaar:

• Vergaderruimte
• Werkplek

Per vergadertype kun je verschillende instellingen configureren, zoals:

• Of prijzen mogen worden toegepast
• Of een capaciteitscontrole uitgevoerd moet worden
• Of reserveringen bevestigd moeten worden voordat ze definitief zijn
• Hoe ver vooruit geboekt mag worden
• Hoeveel dagen vooraf een reservering minimaal geplaatst moet worden, per dag van de week

E-mailinstellingen voor reserveringen

Met de functie Reservering E-mailinstellingen kun je instellen welke e-mails je ontvangt bij bepaalde acties rondom reserveringen, zoals een nieuwe boeking, wijziging of annulering. Deze meldingen kunnen:

• Globaal ingesteld worden (voor alle kanalen), of
• Per specifiek kanaal worden aangepast (zoals Seats2meet.com of Meetingselect.com)

Wat kun je instellen?

Je bepaalt per vergadertype (bijv. Meeting Room of Workspace) en per actie (Nieuw, Wijziging, Annulering):

• Of er een e-mail ontvangen moet worden (Ja/Nee)
• Naar welk e-mailadres deze e-mails gestuurd worden

Exportgroepen helpen je bij het structureren en analyseren van de omzet van je locatie. Je koppelt hier opties, vergaderruimtes en werkplekken aan een specifieke groep, zodat je in de rapportages duidelijk kunt zien waar de inkomsten vandaan komen.

Bijvoorbeeld:

• Een exportgroep voor “F&B” (eten & drinken)
• Een groep voor “Zaalhuur”
• Of een eigen categorie voor “Specifieke arrangementen”

Ga naar Instellingen → Exportgroepen om het overzicht te bekijken.
Je ziet hier standaard vier exportgroepen, elk met een overzicht van:

• Het aantal gekoppelde opties
• Het aantal vergaderruimtes
• Het aantal werkplekken

In de rapportage onder Rapporten → Omzet per maand wordt de omzet uitgesplitst per exportgroep. Zo krijg je eenvoudig inzicht in je financiële prestaties per categorie.

Exportgroep bewerken

1. Klik op het potloodicoon naast de exportgroep die je wilt aanpassen
2. Je ziet nu een gedetailleerd overzicht waarin je:
   1. Opties kunt toevoegen of verwijderen
   1. Vergaderruimtes en werkplekken kunt koppelen of ontkoppelen

Nieuwe exportgroep aanmaken

1. Klik rechtsboven op + Exportgroep aanmaken
2. Geef de groep een duidelijke naam
3. Voeg daarna handmatig de ruimtes en opties toe die onder deze groep vallen
4. Sla op om de exportgroep actief te maken

In dit onderdeel laten we zien hoe je de facturatie-instellingen aanpast, zoals betalingstermijnen, e-mailverzending en de afzenderinstellingen. Je kunt zowel de basisinstellingen als de teksten in facturatie-e-mails volledig personaliseren.

Volg onderstaande stappen om je algemene facturatie-instellingen te beheren:

Tekstinstellingen

Wil je je e-mails aanpassen aan jouw huisstijl of tone of voice? Volg dan deze stappen:

1. Ga naar Instellingen → Facturen → Tekstinstellingen
2. Selecteer bovenin het type e-mail dat je wilt aanpassen, bijvoorbeeld:
   • Eerste herinnering
   • Creditfactuur
3. Klik op Bewerken naast E-mailtekst. Er opent een pop-upvenster.
4. Bewerk hier per taal het onderwerp en de inhoud van de e-mail.
5. Je kunt gebruikmaken van dynamische variabelen om automatisch factuur- of reserveringsgegevens toe te voegen (zie lijst hieronder).
6. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Voettekst van de factuurmail aanpassen

1. Klik op Bewerken naast Factuur voettekst
2. Er verschijnt een pop-up waarin je per taal de voettekst van de e-mail kunt invullen
   • Let op: dynamische variabelen zijn hier niet toegestaan
3. Klik op Opslaan

Beschikbare dynamische variabelen

Gebruik deze variabelen in je e-mailteksten om automatisch specifieke gegevens in te voegen.

Let op: gebruik altijd het juiste formaat met dubbele hekken (##).

Variabele	Omschrijving
##fullName##	Voor- en achternaam van de contactpersoon
##locationName##	Naam van de locatie
##invoiceNumber##	Factuurnummer
##invoiceDate##	Factuurdatum
##invoiceExpirationDate##	Vervaldatum van de factuur
##invoiceTotalInclTax##	Totaalbedrag inclusief btw
##reservationsOverview##	Overzicht van gekoppelde reserveringen (alleen in de inhoud, niet in onderwerp)

Marktsegmenten zijn groepen potentiële klanten met vergelijkbare kenmerken of behoeften, zoals bedrijven uit dezelfde branche, met gelijkaardige boekingsgedragingen of budgetten.

Door marktsegmenten in te stellen, kun je:

• Gerichter communiceren met klanten(groepen)
• Specifieke aanbiedingen of arrangementen toewijzen aan bepaalde doelgroepen
• Beter inzicht krijgen in waar je omzet vandaan komt
• Je rapportages segmenteren voor strategische besluitvorming (bijv. welke sector boekt het meest?)

Binnen deze functie kun je per segment het volgende aanpassen:

• De naam van het segment
• De kleur (voor visuele herkenning in overzichten)
• Het aantal gekoppelde bedrijven
• Het aantal reserveringen dat binnen het segment valt

Een nieuw marktsegment aanmaken

1. Klik op + Toevoegen
2. Vul de gevraagde gegevens in
3. Klik op Opslaan om het segment te bewaren

In dit onderdeel voeren we stap voor stap de belangrijkste gegevens van je locatie in, zoals het adres en de Kamer van Koophandel-informatie. Daarna voegen we een beschrijving, openingstijden en route-informatie toe. Tot slot begeleiden we je bij het uploaden van foto’s en video’s om je locatie visueel aantrekkelijk te presenteren.

Basisgegevens

1. Navigeer naar Instellingen → Locatie
2. Klik op de knop Bewerken naast het gegevensveld dat je wilt aanpassen. Er verschijnt een pop-up.
3. Voer de gegevens in en klik op Opslaan om de wijzigingen te bewaren.

Tip: Let op bij het uploaden van een logo: gebruik een afbeelding van hoge kwaliteit. Als je de pixels kunt tellen, is de resolutie te laag.

Tip: Bij socialmedia-profielen voer je alleen de gebruikersnaam in, niet de volledige link. Dus niet www.facebook.com/profiel, maar alleen profiel.

Locatiebeschrijving

De locatiebeschrijving wordt weergegeven in de boekingswidget.

1. Navigeer naar Instellingen → Locatie → Locatiebeschrijving
2. Klik rechtsboven op Bewerken
3. Voeg een pakkende en duidelijke beschrijving van de locatie toe
4. Klik op Opslaan

Tip: Je kunt hier ook unieke kenmerken toevoegen. Deze worden direct onder de naam van de locatie in de widget weergegeven (bijv. “Gratis parkeren”, “Dicht bij station”, “Uitzicht op het park”).

Openingstijden

De openingstijden zijn per type ruimte georganiseerd (bijv. vergaderruimtes, werkplekken, kantoorruimtes).

• Standaard openingstijden: herhalen zich elke week
• Uitzonderingen: voor feestdagen of afwijkende dagen, instelbaar per specifieke datum

Standaard openingstijden instellen:

1. Ga naar Instellingen → Locatie → Openingstijden
2. Klik op Bewerken naast Standaard openingstijden
3. Voer de tijden in en klik op Opslaan

Uitzonderingen instellen:

Als je locatie afwijkt van de standaardtijden, kun je per dag een uitzondering invoeren. Deze herhalen zich niet automatisch.

Routebeschrijving

1. Navigeer naar Instellingen → Locatie → Routebeschrijving
2. Klik rechtsboven op Bewerken
3. Voeg duidelijke en goed leesbare instructies toe
4. Klik op Opslaan

Tip: Zorg dat de route-informatie eenvoudig te volgen is voor bezoekers, ook voor mensen die met het OV of de auto komen.

Foto’s uploaden

1. Ga naar Instellingen → Locatie → Foto’s
2. Klik op Afbeelding kiezen om een foto te uploaden
3. Je krijgt de mogelijkheid om de afbeelding bij te snijden
4. Klik op Uploaden

Na het uploaden verschijnt de afbeelding in de fotogalerij. Hier kun je:

• Foto’s verwijderen
• Een standaardfoto instellen die als eerste wordt getoond

Video’s toevoegen

Video’s worden niet direct geüpload, maar ingesloten vanuit YouTube of Vimeo.

1. Ga naar Instellingen → Locatie → Video’s
2. Plak de link van de video in het veld Embed-url
3. Selecteer de juiste videoprovider (YouTube of Vimeo)
4. Klik op Video toevoegen

De video verschijnt nu in de videogalerij, waar je de video kunt bewerken of verwijderen.

Binnen de instelling “mail teksten” kun je de standaard e-mails aanpassen die automatisch worden verstuurd bij reserveringsacties zoals bevestiging, voorstel, annulering of betalingsverzoek. Je kunt per vergadertype (zoals vergaderruimte of werkplek) én per actie een e-mailsjabloon instellen in meerdere talen (bijv. Nederlands en Engels).

Overzicht van de pagina

In het linkermenu kun je kiezen uit drie categorieën:

• Reserveringen
• Facturen
• Offertes

Voor elke categorie zijn er verschillende e-mailtypes beschikbaar die je kunt bewerken.

Reserveringen

Onder het tabblad Vergaderruimte of Werkplek kun je de volgende e-mails instellen:

• Confirmation – Bevestiging van de reservering
• Proposal – Voorstel voor reservering
• Cancel – Annulering van de reservering
• Accepted – Voorstel geaccepteerd
• Denied – Voorstel geweigerd
• PayRequest – Betalingsverzoek

 Facturen

Onder het tabblad Facturen kun je onderstaande e-mailsjablonen aanpassen:

• Standard – Standaard factuurmail
• Deposit – Aanbetalingsfactuur
• Cancel – Annulering van een factuur
• FirstReminder – Eerste betalingsherinnering
• SecondReminder – Tweede betalingsherinnering
• Credit – Creditfactuur

Offertes

Onder het tabblad Offertes kun je de volgende typen e-mails instellen:

• New – Nieuwe offerte verzonden
• Updated – Offerte is aangepast
• LocationRejected – Offerte is door de locatie afgewezen

Bij elk type kun je:

• Informatie bekijken via het informatie-icoon
• De inhoud bewerken via het potloodicoon
• Mailtypes toevoegen

 E-mails bewerken

1. Klik op het potloodicoon naast het e-mailtype dat je wilt aanpassen.
2. Een bewerkscherm opent waarin je het onderwerp en de inhoud van de e-mail kunt instellen in meerdere talen.
3. Gebruik eventueel opmaakopties en voeg mailtokens toe (zie onder).
4. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Mailtokens gebruiken

Onder aan de pagina vind je een Legenda mailtokens. Dit zijn dynamische velden die automatisch worden ingevuld bij het verzenden van de e-mail.

Voorbeelden:

• ##firstName## → wordt automatisch vervangen door de voornaam van de ontvanger
• ##invoiceNumber## → wordt vervangen door het bijbehorende factuurnummer (alleen bij facturen)

Tip: Zorg ervoor dat je de tokens exact overneemt (inclusief dubbele hekken ##), anders werken ze niet.

Overzicht van accounts

Om een overzicht te vinden van alle accounts die toegang hebben tot de locatie: Ga naar Instellingen → Accounts

Account toevoegen

Volg deze stappen om een account aan de locatie toe te voegen:

1. Klik rechtsboven op Account toevoegen
2. Voer de naam in van de eigenaar van het account dat je wilt toevoegen
3. Klik op het zoekicoon
   • Je krijgt nu een overzicht van accounts die overeenkomen met je zoekopdracht
4. Selecteer het gewenste account
5. Kies de rechten die je aan dit account wilt toekennen
6. Klik op Account toevoegen om te bevestigen

Om een bestaand account te bewerken, klik je op het potloodicoon.
Om een account te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon naast het account.

Accountgroepen

Je kunt accounts groeperen in accountgroepen, bijvoorbeeld per team of functie. Volg deze stappen om een accountgroep aan te maken en accounts toe te voegen:

1. Ga naar Instellingen → Accounts → Accountgroepen
2. Klik op Accountgroep aanmaken
3. Een pop-upvenster verschijnt
4. Voer de naam van de accountgroep in
5. Selecteer de accounts die je aan de groep wilt toevoegen
6. Klik op Opslaan om de accountgroep aan te maken

Accounts en Activatie

• Wanneer een gebruiker een nieuw account aanmaakt, wordt dit account standaard op inactief gezet.
• Het account wordt pas actief zodra de gebruiker dit bevestigt via een pincode die per e-mail wordt toegestuurd.
• Zolang het account inactief is, kan de gebruiker niet inloggen.
• Het is wel mogelijk dat een inactief account e-mails ontvangt, zoals reserveringsbevestigingen. Dit betekent dat het e-mailadres werkt, maar het account nog niet is geverifieerd.

Activatie via wachtwoordreset

• Als de pincode niet is ontvangen of is verlopen, kan de gebruiker een wachtwoordreset aanvragen.
• In de wachtwoordresetmail zit opnieuw een pincode waarmee het account alsnog geactiveerd kan worden.

Rollen en rechten

• Alleen beheerders kunnen accounts handmatig op actief zetten.
• Locaties kunnen dit dus niet zelf doen.

Waarom geen melding bij niet-bestaande accounts?

Wanneer een gebruiker een wachtwoord aanvraagt voor een niet-bestaand account, wordt er geen e-mail verstuurd en geen melding getoond dat het account niet bestaat.

Dit is bewust zo ingesteld om veiligheidsredenen: als we wél zouden melden dat een account niet bestaat, zouden kwaadwillenden via de resetfunctie kunnen achterhalen of een bepaald e-mailadres geregistreerd is. Dit heet account enumeration en vormt een beveiligingsrisico.

BTW (Belasting Toegevoegde Waarde) is een belasting die wordt toegevoegd aan onder andere hotelboekingen. Hieronder lees je hoe het werkt:

• Standaardtarief: De meeste boekingen hebben het reguliere btw-tarief dat wordt toegepast op de ruimtehuur.
• Verlaagd tarief: Voor bepaalde diensten, zoals eten en drinken, kan een lager btw-tarief gelden.
• Nultarief: In uitzonderlijke gevallen wordt geen btw toegepast op de boeking.

Btw-tarieven instellen in het systeem

Om aan te geven welke btw-tarieven in de applicatie gebruikt mogen worden, volg je de onderstaande stappen:

1. Navigeer naar de instellingen:
   Ga naar Instellingen → BTW-tarieven
2. Bewerk een btw-tarief:
   1. Kies een bestaand btw-tarief om te bewerken
   1. Stel het juiste percentage in, bijvoorbeeld:
      1. 21% voor standaardtarief
      1. 9% voor verlaagd tarief
   1. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen

Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat de juiste btw-tarieven correct worden toegepast op al je ruimtes en aanvullende diensten.

Deze sectie geeft een overzicht van de huidige hosts van de locatie. Je kunt een host toevoegen, bewerken of verwijderen, en ook de activiteitsstatus aanpassen. Let op: per locatie kan slechts één host tegelijk actief zijn.

Om beter inzicht te krijgen in waar je leads vandaan komen, kun je in deze sectie herkomstbronnen toevoegen, beheren en visueel onderscheiden. Dit helpt je bij het organiseren en analyseren van je verkoop- en boekingskanalen.

Een nieuwe herkomstbron toevoegen

Volg onderstaande stappen om een nieuwe herkomstbron aan te maken:

1. Klik op + Toevoegen rechtsboven in het scherm
2. Vul de naam in van de herkomstbron (bijvoorbeeld: Telefoon)
3. (Optioneel) Voeg een externe code toe als je deze bron ook in andere systemen wilt koppelen
4. Kies een kleur om de bron visueel te onderscheiden in overzichten
5. Klik op Opslaan om de herkomstbron op te slaan

De sectie Services omvat verschillende ondersteunende functies die zijn ontworpen om je te helpen bij het beheren, onderhouden en optimaliseren van je digitale systemen en tools. Deze diensten zorgen ervoor dat jouw technologie betrouwbaar, veilig en efficiënt blijft functioneren. Of je nu een individuele gebruiker bent of werkt binnen een organisatie, de services zijn erop gericht om jouw systemen actueel en stabiel te houden, zodat jij je kunt richten op wat echt belangrijk is.

De zoekwidget is een functioneel element dat je kunt integreren op je digitale platform (zoals een website of reserveringspagina). Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig zoekopdrachten invoeren zonder dat ze hoeven te navigeren naar een aparte zoekpagina.

Voordelen van een zoekwidget:

• Gebruiksgemak: Gebruikers kunnen snel en intuïtief informatie vinden
• Verbeterde gebruikerservaring: Navigeren wordt eenvoudiger doordat specifieke inhoud direct vindbaar is
• Aanpasbaar: De zoekwidget kan worden afgestemd op specifieke contenttypes en in lijn worden gebracht met de huisstijl
• Efficiëntie: Relevante resultaten worden direct weergegeven, wat tijd bespaart voor de gebruiker

Met de zoekwidget bied je bezoekers een snelle en toegankelijke manier om informatie te vinden, wat bijdraagt aan een professionele en klantvriendelijke online omgeving.

Een nieuwe boekingswidget aan te maken.

Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Klik op het tabblad + Toevoegen rechtsboven in het scherm
2. Vul de vereiste gegevens in
3. Klik op Opslaan om de widget aan te maken

Widget bewerken:
Wanneer je op het bewerkicoon klikt, wordt de detailpagina van de widget geopend. Hier kun je de instellingen aanpassen naar wens.

Na het aanbrengen van de wijzigingen klik je opnieuw op Opslaan om de instellingen van de boekingswidget op te slaan.

Webhookconfiguratie

Met webhooks kun je externe systemen automatisch op de hoogte brengen van gebeurtenissen die plaatsvinden binnen het platform. Dit maakt integraties met andere tools en systemen mogelijk, zonder dat je handmatig gegevens hoeft op te vragen.

Wat is een webhook?

Een webhook is een geautomatiseerd bericht dat wordt verstuurd naar een vooraf ingestelde URL wanneer een bepaalde actie plaatsvindt (zoals een nieuwe reservering of een geüpdatet profiel). Het systeem stuurt de data automatisch zodra het gebeurt – real-time, zonder vertraging.

Hoe gebruik je webhooks?

Volg onderstaande stappen om een webhook aan te maken:

1. Ga naar Webhookconfiguratie
2. Klik op de knop Maak webhook

In het bovenstaande scherm stel je in wanneer en waarheen de webhook data moet sturen.

Basisconfiguratie

• Type: Kies het type gebeurtenis (bijv. reservering, factuur).
• URL: Voer de URL in van de ontvangende endpoint.
• Method: Selecteer de verzendmethode (meestal POST).

Headers (optioneel)

• Voeg headers toe indien vereist, zoals:
  • Naam: Content-Type
  • Waarde: application/json
• Klik op Toevoegen om de header op te slaan.

Klik op Aanmaken om de webhook op te slaan.

Reserveringen

Het Reserveringsdashboard binnen het Cyberdigma Hospitality Platform biedt waardevolle inzichten in reserveringstrends, gegenereerde omzet en de herkomst van boekingen. Dit maakt het een krachtig hulpmiddel voor datagedreven besluitvorming en operationele optimalisatie.

Voor de gebruikershandleiding kun je het dashboard onderverdelen in de volgende functionaliteiten:

1. Overzicht van de reserveringsprestaties

De tabel “Reserveringen op groepsgrootte” geeft een overzicht van reserveringen, gesorteerd op grootte van het gezelschap. Dit helpt om te begrijpen welk type boeking het meest voorkomt en welke het meeste bijdraagt aan de omzet:

In de tabel vind je de volgende kolommen:

• Categorie:
  Aantal gasten per reservering, zoals 1–10, 11–20, meer dan 100, enz.
• % (Percentage):
  Het aandeel dat deze categorie vormt van het totaal aantal reserveringen.
• Aantal reserveringen:
  Het totaal aantal reserveringen binnen die categorie.
• Totaal aantal plekken:
  Het aantal stoelen dat binnen deze categorie is geboekt.
• Totale omzet:
  De gegenereerde omzet per groepscategorie.
• Frontend/Backend aangemaakt & bewerkt:
  Geeft aan of reserveringen zijn aangemaakt of aangepast via de frontend (klantinterface) of via de backend (beheerdersomgeving).

2.  Maandelijkse reserveringen van vergaderruimtes – Benchmarking

• De sectie “Vergaderruimte: aantal reserveringen” houdt het aantal reserveringen per maand bij, over verschillende tijdsperiodes (bijvoorbeeld per maand en per jaar).
• Groene cijfers met een pijl omhoog geven een stijging aan ten opzichte van de vorige periode.
• Rode cijfers met een pijl omlaag geven een daling aan.

3. Analyse van leadbronnen

• Een diagram met het label “Herkomst” toont de belangrijkste kanalen waarlangs reserveringen worden ontvangen (zoals directe boeking, e-mail, platformintegratie, etc.).

4. Reserveringsstatus

• De grafiek aan de rechterzijde geeft een visuele weergave van de status van reserveringen:
  • Optioneel
  • Definitief
  • Geannuleerd
    Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig de verhouding en voortgang van boekingen volgen.

5. Reserveringen met factuur

• De grafiek rechtsonder laat zien hoeveel reserveringen zijn voorzien van een factuur en hoeveel niet.
  
  

Invoices

Het dashboard biedt een overzicht van alle facturen, waardoor je eenvoudig factuurgegevens kunt volgen en beheren.

Je krijgt inzicht in onder andere:

• Reserveringen met factuur
• Goedgekeurde facturen
• Betaalde facturen

Dit helpt je om het facturatieproces efficiënt te monitoren en tijdig op te volgen waar nodig.